La Llei orgànica 1/1982, de 5 de maig, reconeix a qualsevol persona el dret fonamental a la seva pròpia imatge. Per a poder publicar una fotografia, un vídeo o un pòdcast, per tant, és indispensable disposar de la cessió dels drets d’imatge i/o veu de totes les persones enregistrades o fotografiades. Per aquest motiu, és essencial la gestió de la cessió dels drets d’imatge i/o veu dels membres integrants de la comunitat UOC i de tercers que es puguin veure involucrats en algun acte que ho requereixi mitjançant la firma d’un document de cessió de drets d’imatge i/o veu.

Aquesta qüestió és molt rellevant a la UOC, entre altres factors, pels nombrosos actes que organitza la Universitat i que s’enregistren, així com el material derivat resultant, incloent-hi la publicació a les xarxes socials i blogs de la Universitat. Aiximateix, aquesta cessió també s’ha de contemplar a l’hora de crear un recurs d’aprenentatge en format vídeo o pòdcast, per realitzar entrevistes a experts, així com actes de la UOC en col·laboració amb tercers.

La gestió de la signatura d’aquest document de cessió de drets d’imatge i/o veu és a càrrec de l’impulsor (la persona de les Àrees o Estudis de la UOC que fa l’encàrrec) i s’ha de fer la sol·licitud a través de l’eina Genesys abans de fer l’enregistrament/fotografia/captació de la imatge o veu. Tingueu en compte que aquesta gestió no és automàtica, sinó que es tracta d’un procés en el qual, en alguns casos, l’Assessoria Jurídica precisa realitzar la revisió de determinades sol·licituds, com veurem a continuació.

Per si voleu aprofundir: – ¿Quins drets s’han de tenir en compte en l’ús d’un material fotogràfic o audiovisual? – Copyright vs Llicència Creative Commons – Normativa de Propietat Intel·lectual de la UOC (pendent de la posterior publicació de la nova versió)

L’acceptació de la llicència de cessió de drets d’imatge, veu i explotació es pot formalitzar de dues maneres:

• En el web d’inscripció: per a actes que disposen d’un sistema d’inscripció en línia que permet l’acceptació de les condicions de la llicència directament en línia. Cal incloure-hi la marca d’acceptació de les condicions de la llicència, d’acceptació obligatòria, abans d’acabar la inscripció.
• Signatura manuscrita del model de llicència: per part de totes les persones enregistrades en el vídeo o les que no hagin entrat en un circuit d’inscripció que permeti l’acceptació de les condicions mitjançant una validació.

Cal emplenar tots els camps del document de cessió de drets d’imatge amb lletra llegible.

La gestió de la cessió dels drets d’imatge sempre és responsabilitat de l’impulsor del vídeo. En el cas dels vídeos docents, aquesta responsabilitat recau en l’Àrea de Biblioteca i Recursos d’Aprenentatge, exceptuant els vídeos autoproduïts pels professors, que són responsabilitat del professor mateix.

Per a sol·licitar una autorització de cessió de drets d’imatge i/o veu és necessari fer la sol·licitud via l’eina de gestió d’expedients Genesys. A la mateixa eina trobareu el manual relatiu al circuit de gestió dels drets d’imatge i/o veu. Com podeu veure, tot el circuit, incloent-hi el de signatura, es realitza dins de l’eina de gestió d’expedients Genesys.

És important sol·licitar el document o model de cessió de drets d’imatge i/o veu i obtenir la validació per part de l’Assessoria Jurídica per a que s’adapti a la realitat de l’enregistrament que es vol realitzar, les diferents opcions de difusió i usos del material resultant, així com que inclogui totes les garanties legals.

En el supòsit de producció d’un material audiovisual, fotogràfic o sonor a càrrec del proveïdor licitat, hem de tenir present:

• Qui serà l’encarregat de la gestió dels drets d’imatge i/o veu?
• Quin document s’utilitzarà: el proporcionat per la UOC o el proporcionat pel proveïdor?
• En el supòsit que el document sigui el proporcionat pel proveïdor, s’haurà d’obrir un JIRA a l’Assessoria Jurídica perquè es pugui comprovar que el document contingui totes les casuístiques que necessita la UOC. En aquest sentit, és necessari contextualitzar el cas, finalitats i usos que es farà de l’enregistrament/gravació/fotografia, entre altres coses, la possibilitat de fer modificacions/edicions/adaptacions, etc.

En tot cas, recomanaríem utilitzar el nostre model adaptat al cas concret i així garantir que tots els usos estan contemplats.

Un cop firmats els documents de cessió de drets gestionats pel proveïdor (sigui amb el seu model o amb el nostre), aquests han de ser posteriorment introduïts a l’eina Genesys per tenir un control i que estigui coordinat amb el DAM.

En el supòsit que l’activitat realitzada per la UOC on la cessió de drets d’imatge i/o veu s’ha realitzat mitjançant una marca d’acceptació de les condicions legals (check mark) com és el cas de Symposium, abans de publicar el formulari d’inscripció s’haurà de sol·licitar la clàusula relativa a la cessió dels drets d’imatge i/o veu a l’Assessoria Jurídica via Jira. Aquesta clàusula no ve per defecte al formulari, i s’ha d’adaptar cas per cas. Un cop finalitzades les inscripcions, s’haurà d’obrir el corresponent expedient a Genesys, i traslladar aquesta informació a l’eina de gestió d’expedients.

En el cas d’un acte dut a terme en col·laboració amb una altra entitat, és possible que se signi el model de cessió de drets d’imatge i/o veu d’aquest col·laborador. Si estem davant d’aquest cas, s’ha d’obrir un Jira a l’Assessoria Jurídica per a que el revisi i validi si el document disposa de les garanties legals suficients abans que es procedeixi a la seva signatura.

Sol·licitar el document de cessió de drets d’imatge adaptat a l’activitat a l’Assessoria Jurídica mitjançant l’eina Genesys.

A excepció de les àrees que tenen pactat amb Assessoria Jurídica un model de cessió de drets d’imatge i/o veu, s’ha de fer la sol·licitud del document de cessió de drets d’imatge a utilitzar per a l’activitat concreta via el gestor documental Genesys. No recomanem fer ús de la plantilla estàndard, ja que probablement no s’adapta a l’activitat en qüestió i pot portar problemàtiques..

Recopilar les dades necessàries identificatives de les persones que seran registrades i introduir-les al nucli de Genesys

La Universitat Oberta de Catalunya només sol·licita les dades mínimes necessàries per a identificar a la persona signant. Aquestes dades són: nom i cognoms, DNI o NIE i correu electrònic. Aquestes dades són necessàries per complimentar el document de cessió de drets d’imatge i/o veu i han de ser introduïdes al nucli de Genesys per a la posterior gestió de la signatura del document i de la cerca de documents de cessió de drets d’imatge i/o veus signats per aquesta persona..

Gestionar la signatura individualitzada del document

Un cop disposem del document i de totes les dades necessàries, s’ha de gestionar la signatura del document. És important tenir present que els drets d’imatge i/o veu són individuals i, per tant, la signatura ha de ser individualitzada.

Aquesta signatura s’ha de gestionar dins de l’eina Genesys, que ja incorpora VidSigner. També és possible signar-ho de forma presencial, mitjançant una tauleta que cedeix la UOC (fer un Jira a Administració Electrònica). En casos molt excepcionals, es pot acceptar la signatura manuscrita.

Transferència a l’Assessoria Jurídica

Un cop disposem dels documents signats, s’han de transferir a l’Assessoria Jurídica. Tot aquest procés es realitza dins del gestor documental Genesys. Per a fer-ho, i tal com s’indica al manual de Genesys, s’ha d’obrir un nou tràmit per a fer la transferència.

En el supòsit que el procés de signatura s’hagi realitzat fora de Genesys via VidSigner de l’àrea, s’ha d’indexar a Genesys el document signat i el corresponent probatori de signatura.

En el supòsit que el procés de signatura s’hagi realitzat de manera manuscrita, s’ha d’escanejar el document i indexar-ho al corresponent expedient. Els originals s’han d’enviar via valisa interna a l’Assessoria Jurídica (Edifici O).

Els enregistraments d’actes institucionals o els projectes audiovisuals es poden dur a terme en els espais propis de la UOC o en espais aliens d’altres entitats. Si fas servir un espai de la UOC per a l’enregistrament, no cal gestionar cap contractació per la cessió d’espais, però sí la seva reserva.

Si vols utilitzar en l’enregistrament un espai aliè a la UOC, cal gestionar la cessió de l’espai mitjançant la signatura d’un contracte de cessió d’espais entre la UOC i l’entitat propietària de l’espai, sempre en cas que no hi hagi un conveni de col·laboració o qualsevol altre contracte amb l’altra entitat que ja reculli aquest concepte o l’entitat traslladi el seu document de cessió d’espais. Per a fer la sol·licitud s’ha d’entrar un JIRA a l’Assessoria Jurídica (Propietat Intel·lectual).

Us recordem que a l’hora de fer les sol·licituds de document de cessió de drets d’imatge i/o veu o el de cessió d’espais, s’han de tenir presents els acords de servei relatius als temps de gestió de l’Assessoria Jurídica per aquests casos. Així mateix, les sol·licituds han d’indicar el context, detalls, finalitats i altra informació relativa al cas, per tal que l’Assesoria Juridica pugui realitzar la gestió de la manera més eficient possible.