La Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, reconoce a cualquier persona el derecho fundamental a su propia imagen. Para poder publicar una fotografía, un video o un pòdcast, por lo tanto, es indispensable disponer de la cesión de los derechos de imagen y/o voz de todas las personas grabadas o fotografiadas. Por este motivo, es esencial la gestión de la cesión de los derechos de imagen y/o voz de los miembros integrantes de la comunidad UOC y de terceros que se puedan ver involucrados en algún acto que lo requiera mediante la firma de un documento de cesión de derechos de imagen y/o voz.

Esta cuestión es muy relevante en la UOC, entre otros factores, por los numerosos actos que organiza la Universidad y que se graban, así como el material derivado resultante, incluyendo la publicación en las redes sociales y blogs de la Universidad. Aiximateix, esta cesión también se tiene que contemplar en la hora de crear un recurso de aprendizaje en formado video o pòdcast, para realizar entrevistas a expertos, así como actas de la UOC en colaboración con terceros.

La gestión de la firma de este documento de cesión de derechos de imagen y/o voz es a cargo del impulsor (la persona de las Áreas o Estudios de la UOC que hace el encargo) y se tiene que hacer la solicitud a través de la herramienta Genesys antes de hacer la grabación/fotografía/captación de la imagen o voz. Tened en cuenta que esta gestión no es automática, sino que se trata de un proceso en el cual, en algunos casos, la Asesoría Jurídica precisa realizar la revisión de determinadas solicitudes, como veremos a continuación.

Por sí queréis profundizar: – ¿Qué derechos se tienen que tener en cuenta en el uso de un material fotográfico o audiovisual? – Copyright vs Licencia Creative Commons – Normativa de Propiedad Intelectual de la UOC (pendiente de la posterior publicación de la nueva versión)

La aceptación de la licencia de cesión de derechos de imagen, voz y explotación puede formalizarse de dos maneras:

• En el web de inscripción: para actos que disponen de un sistema de inscripción en línea que permite la aceptación de las condiciones de la licencia directamente en línea. Hay que incluir la marca de aceptación de las condiciones de la licencia, que es obligatoria, antes de terminar la inscripción.
• Firma manuscrita del modelo de licencia: por parte de aquellas personas grabadas en el vídeo o aquellas que no hayan entrado en un circuito de inscripción que permita la aceptación de las condiciones mediante una validación.

Es necesario rellenar todos los campos del documento de cesión de derechos de imagen con letra legible.

La gestión de la cesión de los derechos de imagen siempre es responsabilidad del impulsor del video. En el caso de los videos docentes, esta responsabilidad recae en el Área de Biblioteca y Recursos de Aprendizaje, exceptuando los videos autoproducidos por los profesores, que son responsabilidad del profesor mismo.

Para solicitar una autorización de cesión de derechos de imagen y/o voz es necesario hacer la solicitud vía la herramienta de gestión de expedientes Genesys. A la misma herramienta encontraréis el manual relativo en el circuito de gestión de los derechos de imagen y/o voz. Cómo podéis ver, todo el circuito, incluyendo lo de firma, se realiza dentro de la herramienta de gestión de expedientes Genesys.

Es importante solicitar el documento o modelo de cesión de derechos de imagen y/o voz y obtener la validación por parte de la Asesoría Jurídica para que se adapte a la realidad de la grabación que se quiere realizar, las diferentes opciones de difusión y usos del material resultante, así como que incluya todas las garantías legales.

En el supuesto de producción de un material audiovisual, fotográfico o sonoro a cargo del proveedor licitado, tenemos que tener presente:

• Quién será el encargado de la gestión de los derechos de imagen y/o voz?
• Qué documento se utilizará: el proporcionado por la UOC o el proporcionado por el proveedor?
• En el supuesto que el documento sea lo proporcionado por el proveedor, se tendrá que abrir un JIRA a la Asesoría Jurídica porque se pueda comprobar que el documento contenga todas las casuísticas que necesita la UOC. En este sentido, es necesario contextualizar el caso, finalidades y usos que se hará de la grabación/grabación/fotografía, entre otras cosas, la posibilidad de hacer modificaciones/ediciones/adaptaciones, etc.

En todo caso, recomendaríamos utilizar nuestro modelo adaptado al caso concreto y así garantizar que todos los usos están contemplados.

Una vez firmados los documentos de cesión de derechos gestionados por el proveedor (sea con su modelo o con nuestro), estos tienen que ser posteriormente introducidos a la herramienta Genesys para tener un control y que esté coordinado con el DAM.

En el supuesto que la actividad realizada por la UOC donde la cesión de derechos de imagen y/o voz se ha realizado mediante una marca de aceptación de las condiciones legales (check mark) como es el caso de Symposium, antes de publicar el formulario de inscripción se tendrá que solicitar la cláusula relativa en la cesión de los derechos de imagen y/o voz a la Asesoría Jurídica vía Jira. Esta cláusula no viene por defecto al formulario, y se tiene que adaptar caso por caso. Una vez finalizadas las inscripciones, se tendrá que abrir el correspondiente expediente a Genesys, y trasladar esta información a la herramienta de gestión de expedientes.

En el caso de un acto llevado a cabo en colaboración con otra entidad, es posible que se firme el modelo de cesión de derechos de imagen y/o voz de este colaborador. Si estamos ante este caso, se tiene que abrir un Jira a la Asesoría Jurídica para que lo revise y valide si el documento dispone de las garantías legales suficientes antes de que se proceda a su firma.

Solicitar el documento de cesión de derechos de imagen adaptado a la actividad a la Asesoría Jurídica mediante la herramienta Genesys.

A excepción de las áreas que tienen pactado con Asesoría Jurídica un modelo de cesión de derechos de imagen y/o voz, se tiene que hacer la solicitud del documento de cesión de derechos de imagen a utilizar para la actividad concreta vía el gestor documental Genesys. No recomendamos hacer uso de la plantilla estándar, puesto que probablemente no se adapta a la actividad en cuestión y puede llevar problemáticas..

Recopilar los datos necesarios identificativos de las personas que serán registradas e introducirlas en el núcleo de Genesys

La Universitat Oberta de Catalunya solo solicita los datos mínimos necesarios para identificar a la persona firmante. Estos datos son: nombre y apellidos, DNI o NIE y correo electrónico. Estos datos son necesarios para agasajar el documento de cesión de derechos de imagen y/o voz y tienen que ser introducidas al núcleo de Genesys para la posterior gestión de la firma del documento y de la búsqueda de documentos de cesión de derechos de imagen y/o ves firmados por esta persona..

Gestionar la firma individualizada del documento

Una vez disponemos del documento y de todos los datos necesarios, se tiene que gestionar la firma del documento. Es importante tener presente que los derechos de imagen y/o voz son individuales y, por lo tanto, la firma tiene que ser individualizada.

Esta firma se tiene que gestionar dentro de la herramienta Genesys, que ya incorpora VidSigner. También es posible firmarlo de forma presencial, mediante una tableta que cede la UOC (hacer un Jira a Administración Electrónica). En casos muy excepcionales, se puede aceptar la firma manuscrita.

Transferencia a la Asesoría Jurídica

Una vez disponemos de los documentos firmados, se tienen que transferir a la Asesoría Jurídica. Todo este proceso se realiza dentro del gestor documental Genesys. Para hacerlo, y tal como se indica al manual de Genesys, se tiene que abrir un nuevo trámite para hacer la transferencia.

En el supuesto que el proceso de firma se haya realizado fuera de Genesys vía VidSigner del área, se tiene que indexar a Genesys el documento firmado y el correspondiente probatorio de firma.

En el supuesto que el proceso de firma se haya realizado de manera manuscrita, se tiene que escanear el documento e indexarlo al correspondiente expediente. Los originales se tienen que enviar vía valija interna a la Asesoría Jurídica (Edificio O).

Las grabaciones de actos institucionales o los proyectos audiovisuales se pueden llevar a cabo en los espacios propios de la UOC o en espacios ajenos otras entidades. Si usas un espacio de la UOC para la grabación, no hay que gestionar ninguna contratación por la cesión de espacios, pero sí su reserva.

Si quieres utilizar en la grabación un espacio ajeno en la UOC, hay que gestionar la cesión del espacio mediante la firma de un contrato de cesión de espacios entre la UOC y la entidad propietaria del espacio, siempre en caso de que no haya un convenio de colaboración o cualquier otro contrato con la otra entidad que ya recoja este concepto o la entidad traslade su documento de cesión de espacios. Para hacer la solicitud se tiene que entrar un JIRA a la Asesoría Jurídica (Propiedad Intelectual).

Os recordamos que en la hora de hacer las solicitudes de documento de cesión de derechos de imagen y/o voz o el de cesión de espacios, se tienen que tener presentes los acuerdos de servicio relativos a los tiempos de gestión de la Asesoría Jurídica por estos casos. Así mismo, las solicitudes tienen que indicar el contexto, detalles, finalidades y otra información relativa al caso, para que el Assesoria Juridica pueda realizar la gestión de la manera más eficiente posible.